不満が多いテレワークの問題を劇的に改善するコツとは？

昨今の働き方改革や災害対策として、すでにテレワークを導入しているという企業様が多くいらっしゃるかと思います。

しかし、テレワークが進んでいるなかで、様々な不満を抱えながら働いている方は多いようです。

例えば、「雑談できない」「相手の状況がわかりづらく声がかけずらい」「無駄な会議が増えた」などのコミュニケーション面での不満。
リーダーの方だと、「部下がさぼっているのではないか不安がある」といったお悩みもあるのではないでしょうか。

また、「社給PCの動きが重くて仕事にならない」「ツールの使い方がわからない」などの、支給されたテレワーク環境への不満もよくお伺いします。

これらの不満を解消するために、制度を変える、テレワーク用に規則をつくる、個人の意識を変えられるよう研修を行う　など、いくつか対策を行っていらっしゃるかもしれません。

しかし、実はテレワークで起こる不満は、
ITの部分を整備するだけで一気に解消できることが多いのです。

そこで今回は、ITを整備して不満の多いテレワーク環境を劇的に改善するための方法をご紹介していきます！

1. テレワークあるある環境

まずは、テレワーク環境に社員が不満をもつ原因を探るべく、”あるある”な環境をまとめてみました。
多くの企業が、どちらかに当てはまるのではないでしょうか？

①複数のアプリケーションを組み合わせる

例えば、ZOOMでテレビ会議、Slackでチャット、boxでファイル共有をする…というような働き方です。

メリット

それぞれの目的に沿ったツールであるため、便利で使い勝手が良い
ライセンスを用意すればすぐに使いはじめらる
費用があまりかからない

導入後に発覚する問題

ツールを複数使っていくうちに、どこにどんな資料をあげたかわからなくなり、「ファイルを探すだけ」という生産性のない仕事が生まれる
個人で好みのツールを入れてしまい、連絡先ごとに別のチャットツールを使わなければいけなくなってコミュニケーションがとりづらい
チャットツールの気軽さゆえに、ついつい就業時間外にも仕事のやりとりをしてしまい、働き方にメリハリがつかなくなってしまう
承認していないツールが使われてしまい、それを通して知らないうちにデータが漏洩するかもしれない

②家から会社のネットワークに接続する

VPNに接続する方法がこれに当てはまります。

メリット

自宅からでも社内システムを使えるのでいつものように業務ができる

導入後に発覚する問題

通信速度が遅く、従業員が快適に働けない
職種によって業務アプリが動かず、結局一部の従業員を出社させてしまっている
上記理由により、職種によって不公平感が出てしまっている
個人の手元にデータが残るため、そこから外部へ情報が漏洩してしまう

以上のように、よくあるテレワーク環境ではたくさんの問題が発生する可能性があります。

どちらもすぐに使い始めることができ、それぞれにメリットがありますので、テレワークを行わなければならない状況になって急遽、導入されたのかもしれません。

しかし、本来目指すべきテレワークは、このような環境でしょうか…？

2. 理想のテレワークに必要な要素と実現方法とは？

どの企業でも、テレワークという制度を取り入れた後に本来成し遂げたかったことは、
働き方を改善させて、「企業を強くする」ことでは無いでしょうか。

その場しのぎのテレワーク環境では、コミュニケーションがとりづらいために個人で仕事を完結させてしまったり
スムーズに動かないPCのせいで生産効率が落ちてしまったりと、社員満足度の低い仕事環境となってしまいます。

対して、企業を強くするために目指すべきテレワーク環境というものは、コミュニケーションを活発に行いながら組織で仕事ができ、生産性もモチベーションもアップする働き方を実現できるものです。
理想のテレワーク

ほとんどの方が後者を目指していらっしゃるかと思いますので、理想のテレワークを実現するのための一歩としてまずどのような環境を用意するべきなのか、必要な要素をまとめてみました。

①セキュリティ
まず、テレワークを始めるにあたって、大前提としてセキュリティを考えなければなりません。
よくあるテレワーク環境では、データが個人端末に残ってしまうことで外部に漏れてしまうリスクがありました。
そこで、どんな端末を使った場合も、そこにデータを残さない仕組みが必要です。

②従業員の利便性
生産性の向上を図るためには、そのセキュリティを担保したうえで従業員の方の利便性を確保しなければなりません。
それには、業務の標準化や自動化、サクサク動いてストレスのない環境、部署関係なく、誰でも自宅から仕事ができる環境が必要となります。

③統一されたツール
よくあるテレワーク環境の１つである「複数のアプリケーションを組み合わせて行うテレワーク」において問題となっいていたツールの乱立を防ぐためには、上記2つが統一されたツールのなかで両立できることが必須です。

しかし、セキュリティと生産性の両立することは非常に難しいですよね。
その上、それらを統一されたツールで実現するなんて可能なのでしょうか？

実は、Office365を「使いこなすこと」で両立ができてしまうんです！
なぜなら、Office365は、以下のような理想のテレワーク環境に必要なツールが詰まったパッケージだからです。
Office365は理想のテレワークパッケージ
※Office365は、現在Microsoft365という名称に変更になっていますが機能は変わりません

しかも、これらすべてを実現するのにかかるコストは1ユーザー当たり1か月7,500円ほど、月3時間無駄な時間が削減できれば採算がとれてしまう費用なのです。

といいましても、具体的な活用イメージが付きづらいと思いますので、実際にMicrosoft 365を活用して働き方を変化させた3社の事例をご紹介していきます。

Microsoft 365の活用事例

１社目：日本マイクロソフト株式会社
-コミュニケーション活性化ツール、働き方の見える化ツールの活用

いつでも、どこにいても、だれとでも素早く情報を共有する働き方をしている日本マイクロソフトさんは、業務アプリをMicrosoft 365に統一しています。

Microsoft社のOffice365活用

それによって、同じチームであるかどうかに限らず、組織を超えて情報共有をすることやディスカッションすることを可能にしています。
たとえばチャットをしている途中で話が込み入ってきたら急遽ウェブ会議をはじめ、パワーポイントを共同編集する。
さらに、そこで新しくできたアイディアや知識を共有し、個人だけでなく会社全体に共有する、といった流れです。

Microsoft365の活用はこれだけではありません。
ツールが統一されていますので、メールへの返信速度、web会議の時間、チャットのやり取りがあった時間帯など、働き方のデータが1か所に蓄積されます。これをMicrosoftのAIが分析して可視化するサービスを利用することで、日々の業務を改善していくことができるようになりました。

その結果、ワークライフバランス満足度は40%上昇、生産性も20%以上向上したとの結果が出ています。

ZOOMやスラックなどの複数のアプリケーションを併用している環境では、このような働き方はできません。統一されたMicrosoft365だからこそ実現できることです。

2社目：日商エレクトロニクス株式会社
-データの分析/見える化ツールと自動化ツールの活用

弊社日商エレクトロニクスも、業務に利用するアプリケーションをMicrosoft365に統一し、業務効率を上げています。
日商エレクトロニクスのOffice365活用
例えば、お問い合わせメールを、自動的にTeamsに反映させ、その場で共有するというフローをMicrosoft 365のツールで実現しています。
こうすることでスレッド式に対応状況がたまっていくため、過去の対応を参照するなどして、迅速に対応する、ということが可能になりました。

また、取得したデータをリアルタイムに、自動的に、グラフィックに見える化しています。これにより、データの集計時間が大幅に削減されました。
弊社の場合、毎月末の営業進捗会議のために徹夜までして資料を作成していたのですが、それが、なんと0時間になったのです。しかも、わざわざ連携するために作業をしなくても、常にメンバーにわかりやすいグラフで共有できますので、メンバーの認識齟齬を防ぎ、意思決定を迅速に行えるようになりました。

３社目：株式会社ニトリ
-セキュリティ強化ツールを活用をしながら、生産性の向上を実現

二トリさんは、テレワークの中で気になるセキュリティ面、「データ漏洩の不安」も解消しています。
これは、Microsoftのサービスに含まれる仮想デスクトップとMicrosoft 365を活用することで実現できています。
ニトリのOffice365活用
すこし詳しく言いますと、ニトリの社員さんはMicrosoftのクラウド上にあるPCにアクセスをし、そのクラウドにあるPCで仕事をしています。これによって、個人端末へのデータ保存を防ぐことができているのです。

この環境は、セキュリティだけでなく従業員の生産性向上もかなえています。
クラウド上のPCで仕事をするので、海外で働いている方も、日本で働いている方も同じように仕事をすることができること、さらに、Microsoftのクラウド上のPCでMicrosoft 365を利用するため、重いデータがあってもサクサクと編集ができるようになり、ストレスのない働き方が実現できることが理由です。

これらの環境によって、
「従業員のモチベーションが上がり、従業員が笑顔になることでお客様の満足度にもつながっている」
といった現状を支えることができています。
ホワイト企業認定を受けていて、働き方改革についての本も出しているニトリさんですが、そのIT部分を支えているのがMicrosoft365とMicrosoftのクラウドなのです。

いかがでしょうか？
3社とも、IT環境を整備したことで働き方がこんなに理想的なものに変化していますね！

今すぐ、理想のテレワーク環境を作るには？

ご紹介したような働き方をするためには何が必要でしょうか。
先ほど7,500円で実現できると記載しましたが、その内訳は、Microsoft 365 E3ライセンスと、Microsoftのクラウドの2つとなっています。
理想のテレワークに必要なライセンス
Microsoft 365のライセンスをすでにお持ちの場合、追加購入していただく必要はありませんので、今の環境に+4,000円追加いただければ、セキュリティの担保された環境と生産性の向上の両立を実現することができます。